Datenschutzerklärung

Hinweis: Dies ist ein Platzhalter. Die endgültige Datenschutzerklärung muss vor dem Produktivbetrieb von einem Datenschutzbeauftragten geprüft und vervollständigt werden.

1. Verantwortlicher

[Name, Adresse und Kontaktdaten des Verantwortlichen einfügen]

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von Formsache werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:

  • E-Mail-Adressen der Vereinsadministratoren (für Login und Kontakt)
  • Namen und E-Mail-Adressen der Formulareinreicher
  • Formularinhalte einschließlich Unterschriften und hochgeladener Dateien
  • Technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp) im Rahmen der Serverprotokolle

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

3. Cookies und Sessions

Formsache verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Sitzung (Session-Cookie). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

4. Datenlöschung

Ausgefüllte Formulare und die dazugehörigen Dateien werden automatisch nach maximal 60 Tagen gelöscht. Nach der Löschung werden alle personenbezogenen Daten anonymisiert. Formsache fungiert als Durchlaufstation, nicht als Archiv.

5. Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten aus ausgefüllten Formularen werden nicht an externe Dienste oder Dritte weitergegeben. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf eigenen Servern.

6. E-Mail-Versand

Formsache versendet transaktionale E-Mails (z.B. Magic Links, Download-Links, Benachrichtigungen) über einen eigenen Mailserver. PDF-Dateien werden nicht als E-Mail-Anhang versendet, sondern über zeitlich begrenzte Download-Links bereitgestellt.

7. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.